Права доступа в облаке: как не открыть лишнее
Как настроить права в корпоративном облаке: группы вместо людей, папки отделов, публичные ссылки с паролем и сроком, гости, журнал действий. Частые ошибки.
Бухгалтер выложила таблицу с зарплатами в облако и поделилась ссылкой с директором. Ссылка была публичной и без срока, директор переслал её в общий чат, чтобы обсудить бюджет. Таблицу открыли полофиса.
Облако удобно тем, что делиться легко. Это же главный риск. Ниже как настроить права так, чтобы каждый видел только нужное.
Принципы
| Принцип | Как выглядит |
|---|---|
| Группы вместо людей | Права у группы «Бухгалтерия», сотрудник входит в группу |
| Папка отдела | Каждый отдел работает в своей папке |
| Минимум прав | Чтение, где не нужно редактирование |
| Ссылки с паролем и сроком | Публичная ссылка живёт неделю и с паролем |
| Журнал действий | Видно, кто открыл и изменил файл |
Порядок настройки
Шаг 1
Список групп
Отделы и проектные команды.
Шаг 2
Структура папок
Общие, отделов, руководства, архив.
Шаг 3
Права групп
Кто читает, кто редактирует.
Шаг 4
Правила ссылок
Срок и пароль по умолчанию.
Шаг 5
Проверка раз в квартал
Кто имеет доступ к чувствительным папкам.
Частые ошибки
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Права каждому человеку отдельно | Через год никто не понимает, у кого что |
| Публичные ссылки без срока | Файлы доступны годами |
| Общий логин на отдел | Нельзя понять, кто что сделал |
| Доступ уволенного не закрыт | Бывший сотрудник видит файлы |
Сколько стоит
| Услуга | Цена |
|---|---|
| Корпоративное облако Nextcloud | от 20 000 ₽ |
| Совместное редактирование документов | в составе облака |
| Видеосвязь Talk | в составе облака |
| Резервное копирование и обновления | входят в настройку |
Как мы делаем
Ставим облако на ваш сервер, публикуем по защищённому соединению, настраиваем группы и права, копии и обновления, переносим файлы и подключаем телефоны сотрудников. Подробности на странице корпоративного облака.
Частые вопросы
Можно ли дать доступ клиенту?
Да, гостевой доступ к одной папке или ссылка с паролем и сроком.
Как узнать, кто открыл файл?
Через журнал действий в облаке.
Нужно ли запрещать публичные ссылки?
Достаточно правил по умолчанию: срок и пароль.
Сколько групп нужно?
Обычно по числу отделов плюс руководство и проектные команды.
Коротко
- Права выдают группам. Отдельным людям права не назначают.
- У каждого отдела своя папка.
- Публичные ссылки с паролем и сроком.
- Раз в квартал проверяйте доступ к чувствительным папкам.
Как переехать в своё облако, в статье переезд в своё облако.