Сотрудник уволился: чек-лист отзыва доступов
Какие доступы отозвать, когда сотрудник увольняется: учётная запись, почта, облако, пароли, банк, кабинеты сервисов, чаты, устройства. Чек-лист и как упростить процесс.
Менеджер уволился месяц назад, спокойно и без конфликта. Через месяц выясняется, что он по-прежнему состоит в рабочем чате с клиентами, его почтовый ящик пересылает письма на личный адрес, а пароль от рекламного кабинета и кабинета банка, которые он знал, никто не сменил. Ничего плохого он не сделал. Но мог.
В небольших компаниях доступы раздаются по ходу работы и почти никогда не записываются. Поэтому при увольнении их невозможно закрыть все: никто не знает, сколько их. Ниже чек-лист на день ухода и способы сделать так, чтобы следующий раз занял полчаса.
Что обычно остаётся у бывших сотрудников
| Доступ | Чем опасен |
|---|---|
| Рабочая учётная запись и почта | Чтение переписки, письма от имени компании |
| Пересылка почты на личный адрес | Новые письма клиентов продолжают уходить наружу |
| Облако и общие папки | Договоры, базы клиентов, финансы |
| Пароли, которые он знал | Банк, рекламные кабинеты, сайт, хостинг, соцсети |
| Рабочие чаты | Переписка с клиентами и внутренние обсуждения |
| Удалённый доступ и VPN | Вход во внутреннюю сеть офиса |
| Устройства | Ноутбук и телефон с сохранёнными паролями |
Главный риск в том, что компания не знает, какие доступы были у сотрудника.
Чек-лист на день ухода
Шаг 1
Учётная запись
Отключить, не удалять: данные и история понадобятся. В домене Windows отключение закрывает вход на все компьютеры сразу.
Шаг 2
Почта
Сменить пароль, убрать пересылки, поставить автоответ с контактом коллеги, назначить, кто читает ящик.
Шаг 3
Облако и файлы
Отключить учётку, передать владение папками и документами коллеге.
Шаг 4
Пароли
Сменить все общие пароли, которые сотрудник знал: банк, кабинеты сервисов, сайт, хостинг, соцсети.
Шаг 5
Двухфакторная защита
Проверить, не привязан ли второй фактор к личному телефону сотрудника, и перепривязать.
Шаг 6
Чаты и группы
Удалить из рабочих чатов и каналов, передать права администратора, если они были.
Шаг 7
Удалённый доступ
Отозвать ключи и сертификаты VPN.
Шаг 8
Устройства
Забрать ноутбук и телефон, сбросить их перед выдачей новому сотруднику.
Как сократить чек-лист до получаса
- Единая учётная запись. Домен Windows или единый вход: отключили одну учётку, закрылись компьютер, почта, облако и внутренние сервисы.
- Менеджер паролей. Общие пароли хранятся в хранилище с правами по группам. Сотрудник видел пароль, значит его меняют; менеджер паролей показывает, какие именно.
- Реестр доступов. Простая таблица: кто к чему имеет доступ. Заполняется при приёме, проверяется при уходе.
- Почта и сервисы на компанию. Кабинеты регистрируются на корпоративные адреса, не на личные.
- Права по ролям. Новому сотруднику выдаётся набор доступов его роли. Принцип «всё, что было у предшественника» копит лишние права.
Пример: офис из пятнадцати человек
Условная компания без домена и менеджера паролей: увольнение занимало полдня, и что-то всё равно забывали. После внедрения домена с групповыми политиками и Passbolt для общих паролей увольнение сводится к отключению учётки и смене паролей, которые менеджер показал списком. Менеджер паролей Passbolt стоит от 15 000 ₽, настройка Active Directory от 10 000 ₽.
Сколько стоит
| Позиция | Цена | Что даёт |
|---|---|---|
| Менеджер паролей Passbolt | от 15 000 ₽ | Общие доступы с правами, видно, кто что знал |
| Настройка Active Directory | от 10 000 ₽ | Одна учётка на компьютеры и сервисы |
| База знаний XWiki | от 15 000 ₽ | Регламенты приёма и увольнения в одном месте |
| Корпоративное облако Nextcloud | от 20 000 ₽ | Файлы с правами, отключение одной учёткой |
Как внедрить хранилище паролей, рассказано в статье «Менеджер паролей для команды». Когда офису пора на домен, в материале «Active Directory для небольшого офиса».
Как мы делаем
Составляем реестр доступов, переносим общие пароли в Passbolt, связываем сервисы с единой учётной записью, где это возможно, и записываем регламент приёма и увольнения. Подробности на странице паролей, базы знаний и кода, смета в калькуляторе.
Частые вопросы
Нужно ли менять пароли, если сотрудник ушёл без конфликта?
Да. Дело не в доверии: его личный телефон или ноутбук могут потерять или взломать.
Что делать с его почтовым ящиком?
Оставить на время с автоответом и доступом у коллеги, затем заархивировать.
Как быть с подрядчиками?
Так же: отдельные учётки, доступы по задаче, отзыв по окончании работ.
Сколько времени занимает отзыв доступов?
Без реестра и единой учётки полдня. С ними около получаса.
Коротко
- У бывших сотрудников остаются почта, файлы, пароли, чаты, VPN и устройства.
- Чек-лист: отключить учётку, закрыть почту и пересылки, сменить общие пароли, перепривязать второй фактор, убрать из чатов.
- Единая учётка, менеджер паролей и реестр доступов сокращают процесс до получаса.
- Passbolt от 15 000 ₽, Active Directory от 10 000 ₽.
Следующий шаг: соберите инструменты в калькуляторе или посмотрите все услуги на rktsocial.com.