Переезд в своё облако: план, сроки и подводные камни
Как компании перейти с облачного диска, сетевых папок и чатов в собственное облако Nextcloud: подготовка, перенос, права, обучение и что обычно идёт не так.
Компания решила уйти с облачного диска стороннего сервиса в своё облако. В пятницу администратор скопировал всё одной папкой, в понедельник выдал сотрудникам логины. Через неделю выяснилось: общие ссылки, разосланные клиентам, перестали открываться, половина сотрудников продолжает работать в старом диске, а у бухгалтерии пропали права на папку с отчётами, потому что права не переносились.
Переезд в своё облако проходит спокойно, если его планировать как маленький проект: опись, структура, права, перенос, обучение, закрытие старого. Ниже план на две-три недели для небольшой команды и подводные камни, о которые спотыкаются чаще всего.
Откуда обычно переезжают
| Откуда | Что сложного |
|---|---|
| Облачный диск стороннего сервиса | Общие ссылки, совместные документы в формате сервиса, права |
| Сетевая папка в офисе | Огромные старые архивы, права по группам домена |
| Чаты и личные диски | Файлы разбросаны, нет структуры, много дублей |
| Почта | Вложения, которые нигде больше не хранятся |
План переезда
Шаг 1
Неделя 1: опись и структура
Сколько данных и где, какие папки живые, какие архивные. Новая структура по отделам, список прав: кто что видит и редактирует.
Шаг 2
Неделя 1: подготовка облака
Сервер, защищённое соединение, отдельный том под данные с запасом места, учётные записи сотрудников, группы и права, резервные копии.
Шаг 3
Неделя 2: пилот
Один отдел переходит первым, работает неделю, собирает неудобства. Структура и права правятся до общего переезда.
Шаг 4
Неделя 2: перенос
Данные копируются заранее, затем в назначенный вечер докопируются изменения. Старое хранилище переводится в режим только чтения.
Шаг 5
Неделя 3: все в облаке
Короткое обучение: где файлы, как дать ссылку, как работать с телефона. Приложения на компьютерах для синхронизации.
Шаг 6
Неделя 3: закрытие старого
Через пару недель старое хранилище архивируется. Общие ссылки клиентам перевыпускаются из нового облака.
Переезд удаётся, когда старое хранилище переходит в режим только чтения. Пока в нём можно работать, половина команды так и будет делать.
Подводные камни
- Права не переносятся сами. Их нужно описать и настроить заново. Это удобный момент убрать лишние доступы.
- Документы в формате стороннего сервиса. Онлайн-документы облачных сервисов при выгрузке превращаются в файлы офисных форматов. Проверьте, что формулы и форматирование сохранились.
- Общие ссылки. Ссылки, отправленные клиентам и партнёрам, перестанут работать. Список важных ссылок составляется заранее.
- Объём. Старые архивы и видео занимают больше всего места. Заложите запас диска и решите, что переносить в архив.
- Синхронизация на ноутбуках. Полная синхронизация всех папок забивает диски сотрудников. Синхронизируйте только нужное.
- Резервные копии с первого дня. Своё облако без копий хранит данные в единственном экземпляре.
Пример: команда из двадцати человек
Условная компания: около 300 ГБ на облачном диске и сетевой папке, четыре отдела. Первая неделя: опись, структура, сервер. Вторая: пилот на отделе продаж, правка прав, перенос остальных данных. Третья: все работают в облаке, старое хранилище только для чтения. Корпоративное облако Nextcloud от 20 000 ₽; если под облако нужен новый сервер, его настройка от 10 000 ₽.
Сколько стоит
| Позиция | Цена | Что входит |
|---|---|---|
| Корпоративное облако Nextcloud | от 20 000 ₽ | Установка, защищённое соединение, отдельный том данных, перенос хранилища, копии и обновления |
| Настройка Windows или Linux сервера | от 10 000 ₽ | Подготовка сервера под облако |
| Настройка резервного копирования | от 5 000 ₽ | Дополнительные копии на отдельный ресурс |
| Массовая миграция данных | по запросу | Перенос больших объёмов между системами |
Чем своё облако отличается от облачного диска, разобрано в статье «Nextcloud вместо Google Drive». Про звонки внутри облака в материале «Видеозвонки на своём сервере», про порядок в файлах в статье «Рабочие файлы в мессенджере».
Как мы переносим
Делаем опись и структуру вместе с вами, разворачиваем облако с копиями, проводим пилот на одном отделе, переносим данные с докопированием, обучаем команду и закрываем старое хранилище. Подробности на странице корпоративного облака, смета в калькуляторе.
Частые вопросы
Остановится ли работа на время переезда?
Нет. Данные переносятся заранее, переключение назначается на вечер, утром все работают в новом облаке.
Сколько длится переезд?
Для небольшой команды две-три недели с пилотом. Без пилота быстрее, но с большим риском.
Сохранится ли история версий?
Переносятся текущие версии файлов. История версий старого сервиса обычно не переносится, её лучше сохранить в архиве.
Можно ли подключить облако к домену Windows?
Да, учётные записи облака можно связать с учётками домена, тогда сотрудник входит со своим рабочим логином.
Коротко
- Переезд планируется как проект: опись, структура, права, пилот, перенос, обучение, закрытие старого.
- Права, общие ссылки и форматы онлайн-документов требуют отдельного внимания.
- Старое хранилище переводится в режим только чтения, иначе переезд не закончится.
- Облако Nextcloud от 20 000 ₽, подготовка сервера от 10 000 ₽.
Следующий шаг: посчитайте облако в калькуляторе или посмотрите все услуги на rktsocial.com.