Архив почты: как хранить и находить старые письма
Как хранить архив корпоративной почты: сколько лет, где, как искать, что делать с ящиками уволенных, как не упереться в лимит ящика. Порядок настройки.
Поставщик утверждал, что условия договора были другими. Нужное письмо три года назад писал менеджер, который давно уволился, а его ящик удалили, чтобы освободить место. Спор пришлось решать без доказательств.
Переписка с клиентами и поставщиками это часть документов компании. Ниже как хранить архив почты и быстро находить письма.
Что решить заранее
| Вопрос | Типичный ответ |
|---|---|
| Сколько хранить | Не меньше срока исковой давности, часто дольше |
| Где хранить | Отдельно от рабочих ящиков, с копиями |
| Кто имеет доступ | Руководитель и ответственный по запросу |
| Что делать с ящиками уволенных | Переносить в архив, не удалять |
Как устроить
Шаг 1
Архивный ящик или хранилище
Отдельное место для старых писем.
Шаг 2
Правило переноса
Письма старше определённого срока переносятся автоматически.
Шаг 3
Ящики уволенных
Целиком в архив перед закрытием.
Шаг 4
Поиск
По отправителю, дате, словам в теле и вложениях.
Шаг 5
Копии архива
Архив тоже копируется.
Лимит ящика
Когда ящик заполнен, сотрудники удаляют старые письма сами, и вместе с ними пропадают важные. Архив снимает эту проблему: рабочий ящик лёгкий, старое хранится отдельно.
Сколько стоит
| Услуга | Цена |
|---|---|
| Корпоративная почта до 20 ящиков по 1 ГБ | 20 000 ₽ |
| Фирменное оформление: подписи и шаблоны | +5 000 ₽ |
| Сопровождение почтового сервера | от 1 500 ₽ в месяц |
Защита домена от подделки писем (SPF, DKIM, DMARC), уведомления о важных письмах в Telegram и несколько доменов входят в настройку по задаче.
Как мы делаем
Разворачиваем почту на вашем домене, настраиваем защиту от подделки и спама, переносим старые письма, подключаем ящики сотрудников и общие адреса. Подробности на странице корпоративной почты.
Частые вопросы
Сколько места займёт архив?
Зависит от вложений. Обычно архив небольшой компании за несколько лет занимает десятки гигабайт.
Можно ли искать по вложениям?
Да, если архив индексирует текст документов.
Как перенести архив при смене почты?
Вместе с переносом ящиков. Порядок в статье перенос корпоративной почты.
Кто должен иметь доступ?
Ограниченный круг по запросу, с журналом доступа.
Коротко
- Переписка это часть документов компании.
- Решите заранее, сколько хранить и где.
- Ящики уволенных переносятся в архив, не удаляются.
- Архив тоже копируется.
Как переносить почту без потерь, в статье перенос корпоративной почты.