Перенос корпоративной почты без потери писем
Как перенести корпоративную почту на новый сервер или домен без потери писем и простоя: опись ящиков, перенос архива, переключение MX, автоответы, проверка.
Компания переходит на новую почту. В понедельник сотрудники получают новые ящики, пустые. Переписка с клиентами за пять лет осталась в старом сервисе, доступ к которому истекает через месяц. Часть писем, отправленных в выходные, пришла на старый сервер и там осталась. Бухгалтер не может найти акт сверки, менеджер не помнит, о чём договаривался с поставщиком.
Перенос почты кажется простой задачей, пока не начинаешь считать: ящики, архив писем, папки, общие адреса, пересылки, подписи, записи домена. Разберём, как переносить почту без потерь и без дня, когда письма никуда не доходят.
Что именно переносится
| Что | Почему важно | Что бывает, если забыть |
|---|---|---|
| Ящики сотрудников | Каждый адрес должен существовать на новом сервере | Письма на этот адрес возвращаются отправителю |
| Архив писем и папки | История переписки с клиентами и поставщиками | Сотрудники начинают с пустого ящика |
| Общие адреса | info@, sales@, support@ | Заявки с сайта и от клиентов теряются |
| Пересылки и правила | Кто получает копии писем | Руководитель перестаёт видеть важные письма |
| Записи домена | MX, SPF, DKIM, DMARC | Письма не доходят или уходят в спам |
| Почта с сайта и программ | Формы, уведомления, рассылки | Заявки с сайта перестают приходить |
Самое ценное в почте компании это архив. Новые ящики создаются за минуты, переписку за годы не восстановить.
План переноса
Шаг 1
Опись
Все ящики и общие адреса, объём каждого, пересылки, правила, кто и откуда отправляет письма от имени домена (сайт, CRM, бухгалтерия).
Шаг 2
Новые ящики
Создать все адреса на новом сервере, настроить подписи и права доступа к общим ящикам.
Шаг 3
Перенос архива
Скопировать письма и папки из старых ящиков. Большие ящики переносятся заранее, затем докопируются только новые письма.
Шаг 4
Переключение MX
Сменить почтовые записи домена в выбранное время. С этого момента новые письма идут на новый сервер.
Шаг 5
Докопирование
Ещё раз пройтись по старым ящикам и забрать письма, которые пришли туда во время переключения.
Шаг 6
Защита домена
Обновить SPF, включить DKIM-подпись на новом сервере, проверить DMARC.
Шаг 7
Проверка и автоответ
Отправить и получить тестовые письма со всех адресов, на старом сервисе оставить автоответ на переходный период.
Частые ошибки
- Переключили MX до создания ящиков. Письма на несуществующие адреса возвращаются отправителям.
- Перенесли только входящие. Отправленные письма тоже нужны: это половина истории переписки.
- Забыли про сайт. Форма заявок отправляла письма через старый сервер, после его отключения заявки пропали. Об этой ловушке подробно в статье про письма с сайта.
- Не обновили SPF. Новый сервер не указан в записи домена, и письма компании начинают уходить в спам.
- Отключили старый сервис сразу. Письма, задержавшиеся в пути, теряются. Старый ящик нужен ещё несколько недель.
Пример: компания из пятнадцати человек
Условная компания: пятнадцать ящиков на бесплатных и личных адресах, три общих адреса, архив около пяти лет. Новые ящики на домене компании: базовый набор до 20 ящиков по 1 ГБ стоит 20 000 ₽, фирменные подписи +5 000 ₽. Перенос архива и защита домена оцениваются после описи: важно, сколько весят ящики и откуда их забирать. Переключение назначают на вечер пятницы, к понедельнику сотрудники работают в новых ящиках со всей историей.
Сколько стоит
| Позиция | Цена | Что входит |
|---|---|---|
| Корпоративная почта, до 20 ящиков | 20 000 ₽ | Ящики по 1 ГБ на вашем домене |
| Фирменное оформление | +5 000 ₽ | Логотипы, подписи, шаблоны писем |
| Перенос почты из старого сервиса | по запросу | Письма и адреса переезжают без потерь |
| Защита домена: DKIM, SPF, DMARC | по запросу | Письма не уходят в спам и не подделываются |
| Сопровождение почтового сервера | от 1 500 ₽ в месяц | Обслуживание после запуска |
Зачем бизнесу почта на своём домене, разобрано в статье «Корпоративная почта на своём домене», а про записи домена в материале «SPF, DKIM и DMARC простыми словами».
Как мы переносим
Делаем опись ящиков и отправителей, создаём адреса на новом сервере, переносим архив заранее, переключаем MX в согласованное время, докопируем письма и проверяем каждый адрес. Старый сервис оставляем на переходный период с автоответом. Подробности на странице корпоративной почты, набор в калькуляторе.
Частые вопросы
Будет ли время, когда почта не работает?
При правильном порядке нет: письма идут на старый сервер до переключения и на новый после, а промежуток закрывает докопирование.
Сохранятся ли папки?
Да, при переносе по протоколу IMAP структура папок сохраняется.
Можно ли сменить домен при переносе?
Можно. Тогда на старом домене настраивается пересылка на новые адреса на переходный период.
Сколько длится перенос?
Переключение занимает вечер. Перенос архива зависит от объёма и делается заранее.
Коротко
- Переносятся ящики, архив и папки, общие адреса, пересылки, записи домена и почта с сайта.
- Сначала ящики и архив, потом переключение MX, потом докопирование и проверка.
- Старый сервис остаётся на переходный период с автоответом.
- Ящики до 20 штук 20 000 ₽, перенос и защита домена по запросу.
Следующий шаг: соберите набор в калькуляторе или посмотрите все услуги на rktsocial.com.