Подписи, шаблоны и автоответы для всей команды
Как настроить единые подписи сотрудников, шаблоны писем и автоответы в корпоративной почте: что писать в подписи, как обновлять централизованно, автоответ в отпуске.
Компания сменила телефон офиса, но в подписях писем ещё полгода стоял старый. У одних сотрудников была должность и сайт, у других только имя, у третьих цитата из книги. Клиенты звонили на старый номер.
Подписи и шаблоны писем это лицо компании в переписке. Когда их настраивают централизованно, они одинаковые и актуальные. Ниже что настроить.
Что в подписи
| Элемент | Зачем |
|---|---|
| Имя и должность | Понятно, кто пишет |
| Телефон и мессенджер | Связаться удобно |
| Сайт | Узнать о компании |
| Логотип небольшого размера | Узнаваемость без тяжёлых картинок |
Централизованные подписи
Шаг 1
Шаблон подписи
Один на компанию, поля подставляются для каждого.
Шаг 2
Данные сотрудников
Имя, должность, телефон из справочника.
Шаг 3
Обновление
Изменили телефон в шаблоне, он меняется у всех.
Шаг 4
Проверка отображения
На телефоне и в разных почтовых программах.
Шаблоны и автоответы
- Шаблоны для частых писем: коммерческое предложение, ответ на заявку, напоминание об оплате.
- Автоответ на общий адрес: письмо получено, ответим в течение рабочего дня.
- Автоответ в отпуске: кто замещает и как связаться.
Сколько стоит
| Услуга | Цена |
|---|---|
| Корпоративная почта до 20 ящиков по 1 ГБ | 20 000 ₽ |
| Фирменное оформление: подписи и шаблоны | +5 000 ₽ |
| Сопровождение почтового сервера | от 1 500 ₽ в месяц |
Защита домена от подделки писем (SPF, DKIM, DMARC), уведомления о важных письмах в Telegram и несколько доменов входят в настройку по задаче.
Как мы делаем
Разворачиваем почту на вашем домене, настраиваем защиту от подделки и спама, переносим старые письма, подключаем ящики сотрудников и общие адреса. Подробности на странице корпоративной почты.
Частые вопросы
Можно ли запретить сотрудникам менять подпись?
Да, при централизованной настройке подпись добавляется сервером.
Нужен ли логотип в подписи?
Небольшой логотип помогает узнаваемости. Большие картинки часто не загружаются у получателя.
Как сделать подписи на телефоне?
Подпись, которую добавляет сервер, работает с любого устройства.
Сколько стоит оформление?
Фирменное оформление подписей и шаблонов +5 000 ₽ к настройке почты.
Коротко
- Подписи и шаблоны это лицо компании в переписке.
- Один шаблон подписи на компанию, данные из справочника.
- Шаблоны писем и автоответы экономят время.
- Автоответ только на письма от людей.
Как устроить общие адреса, в статье общие ящики и псевдонимы.