Рабочие файлы в мессенджере: чем это опасно и куда их перенести
Почему хранить рабочие документы в мессенджерах и на личных дисках опасно для бизнеса: версии, доступы, увольнения, потери. Как перейти на общее облако компании.
Клиент просит прислать подписанный договор. Менеджер ищет его в рабочем чате: там три файла с названием «Договор_финал», «Договор_финал2» и «Договор_точно_финал». Какой из них подписан, знает юрист, который в отпуске. Ещё одна версия у бухгалтера в почте, а скан с печатью на флешке у директора.
Мессенджер удобен для переписки, но плохо подходит для хранения документов. Файлы теряются в ленте, версии путаются, доступ остаётся у всех, кто когда-то был в чате. Разберём, чем это опасно и как перейти на общее хранилище компании без месяца мучений.
Чем рискует компания
| Риск | Как проявляется |
|---|---|
| Путаница версий | Клиенту уходит не та версия договора или прайса |
| Потеря файлов | Чат удалили, сотрудник сменил телефон, сообщения пролистались за год |
| Доступ уволенных | Бывший сотрудник остаётся в чате и видит все документы |
| Утечка | Файл переслали не в тот чат, и отозвать его нельзя |
| Нет копий | Документ на личном диске сотрудника существует в одном экземпляре |
| Время на поиск | Каждый поиск файла занимает минуты, в сумме часы в неделю |
У каждого рабочего документа должно быть одно место, одна актуальная версия и понятный список тех, кто её видит.
Куда переносить
| Вариант | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Общая папка на сервере офиса | Быстро в офисе, данные у вас | Неудобно из дома и с телефона |
| Облачный диск стороннего сервиса | Работает везде, ничего не обслуживать | Данные у поставщика, тарифы меняет он |
| Своё облако компании | Работает везде, данные на вашем сервере, совместное редактирование | Нужно развернуть и обслуживать |
Своё облако на базе Nextcloud совмещает удобство облачного диска и контроль над данными: файлы на вашем сервере, доступ с компьютера, телефона и из браузера, совместная работа над документами. Сравнение с популярным облачным диском разобрано в статье «Nextcloud вместо Google Drive».
Как навести порядок
Шаг 1
Структура папок
По отделам и направлениям: продажи, бухгалтерия, договоры, маркетинг. Не больше трёх уровней вложенности.
Шаг 2
Права доступа
Каждая папка открыта только тем, кому она нужна для работы. Бухгалтерия не видна всем.
Шаг 3
Правило одного места
Рабочие файлы хранятся только в облаке. В чат отправляется ссылка, файл остаётся на месте.
Шаг 4
Перенос старых файлов
Собрать важное из чатов, почты и личных дисков. Всё остальное можно оставить в архивной папке.
Шаг 5
Копии
Облако копируется по расписанию на отдельный ресурс, восстановление проверяется.
Шаг 6
Отзыв доступа
При увольнении учётная запись отключается, и доступ ко всем файлам пропадает сразу.
Пример: офис из двенадцати человек
Условная компания хранила документы в трёх рабочих чатах и на ноутбуках сотрудников. После перехода на своё облако папки разложили по отделам, договоры собрали в одну папку с правами для юриста и руководителя, ссылки на документы начали отправлять в чат вместо файлов. Корпоративное облако Nextcloud стоит от 20 000 ₽, резервные копии и обновления входят в настройку.
Сколько стоит
| Позиция | Цена | Что входит |
|---|---|---|
| Корпоративное облако Nextcloud | от 20 000 ₽ | Файлы, документы и видеосвязь на вашем сервере |
| Менеджер паролей Passbolt | от 15 000 ₽ | Общие доступы команды с разграничением прав |
| Настройка резервного копирования | от 5 000 ₽ | Расписание, хранение и проверка копий |
В чатах часто лежат не только файлы, но и пароли. Как навести порядок и с ними, рассказано в статье «Менеджер паролей для команды». Почему копию нужно проверять восстановлением, в материале «Резервные копии».
Как мы делаем
Разворачиваем облако на вашем сервере с защищённым соединением и отдельным томом данных, вместе с вами раскладываем структуру и права, помогаем перенести файлы, настраиваем копии и обновления. Подробности на странице корпоративного облака, смета в калькуляторе.
Частые вопросы
Можно ли открывать файлы с телефона?
Да, через приложение или браузер. Файлы можно и загружать с телефона, например фото документов.
Что если сотрудник скачал файл себе?
Скачанную копию не отозвать. Поэтому важно давать доступ только к нужным папкам.
Сколько места нужно?
Зависит от объёма документов. Обычно офисные документы занимают немного, больше места требуют фото, видео и сканы.
Сложно ли сотрудникам привыкнуть?
Интерфейс похож на привычные облачные диски. Главное, договориться о правиле одного места.
Коротко
- Файлы в чатах путаются по версиям, теряются и остаются у уволенных.
- У каждого документа одно место, одна актуальная версия и понятный круг доступа.
- Своё облако даёт удобство облачного диска и данные на вашем сервере.
- Корпоративное облако Nextcloud стоит от 20 000 ₽.
Следующий шаг: посчитайте облако в калькуляторе или посмотрите все услуги на rktsocial.com.