Что можно автоматизировать в малом бизнесе: 10 процессов и цены
Десять рутинных процессов, которые переносятся на скрипты: уведомления, выгрузки, отчёты, обмен данными. Цены от 3 000 ₽, расчёт часов и способ найти свою рутину.
Каждый день менеджер переносит заявки из мессенджера в таблицу, бухгалтер выгружает данные для отчёта, владелец просит срез по продажам и ждёт, пока его соберут вручную. Каждое такое действие занимает минуты, и поэтому кажется мелким. Но минуты складываются в часы, а часы в деньги.
Рутину, которая повторяется по одному и тому же правилу, можно отдать скрипту. Он не устаёт, не путает столбцы и работает по расписанию. Ниже разберём десять типовых процессов с ценами, покажем, как посчитать свои часы, и дадим четыре вопроса для поиска рутины.
Сколько времени съедает рутина
Расчёт условный, подставьте свои числа. Допустим, одно и то же действие повторяется 10 раз в день и занимает 5 минут. За 20 рабочих дней получается 10 × 5 × 20 = 1 000 минут, около 17 часов в месяц. Если час работы сотрудника стоит вам 300 ₽, это 17 × 300 = 5 100 ₽ в месяц на одно действие. Автоматизация за 3 000-5 000 ₽ в такой ситуации окупается меньше чем за месяц.
Первым стоит автоматизировать то, что чаще всего повторяется одинаково.
Здесь важна честность: окупаемость считается по вашим данным. Если действие повторяется раз в неделю, выгода меньше. Если десять раз в день и участвует несколько человек, выгода больше.
Десять процессов, которые можно автоматизировать
| Процесс | Что делает | Цена |
|---|---|---|
| Уведомление о событии в Telegram | Сообщение приходит сразу, когда пришла заявка, оплата или сбой | 3 000 ₽ |
| Автоматическая выгрузка данных | Данные регулярно попадают в файл или таблицу | 5 000 ₽ |
| Обработка Excel или CSV | Объединение, очистка и выгрузка файлов | от 5 000 ₽ |
| Автоматический отчёт | Регулярный отчёт приходит в почту или мессенджер | от 5 000 ₽ |
| Интеграция двух сервисов | Данные из одного сервиса сами попадают в другой через API | от 10 000 ₽ |
| Обмен с Google Таблицами | Заявки и данные автоматически попадают в таблицу | 10 000 ₽ |
| Email-уведомления | Письма по событиям клиенту и вам | 10 000 ₽ |
| Синхронизация баз данных | Сверка и перенос между хранилищами | от 20 000 ₽ |
| Автоматизация бизнес-процесса | Сценарий из нескольких шагов и систем | от 20 000 ₽ |
| Массовая миграция данных | Перенос больших объёмов между системами | по запросу |
Цена с пометкой «от» зависит от объёма, число систем и сложность правил мы согласуем до начала работ. Срочная разработка умножает цену на 1,3.
Как выглядят задачи на примерах
Уведомления вместо проверки вручную
Заявка пришла на сайт, и менеджер узнаёт об этом через час, когда зайдёт в почту. Уведомление в Telegram за 3 000 ₽ приносит заявку в рабочий чат за секунды, и клиенту отвечают, пока он ещё на сайте. Это самая дешёвая и самая заметная автоматизация.
Отчёты без сборки по частям
Руководителю нужен срез по заявкам или оплатам каждый понедельник. Автоматический отчёт собирает данные из источников по расписанию и присылает готовый файл или сообщение. Люди перестают тратить утро на копирование цифр.
Обмен между сервисами
Заявки с сайта нужны в CRM, оплаты из платёжной системы в учёте. Интеграция передаёт данные сама, в одну сторону, по одному сценарию. Двусторонняя синхронизация, обработка конфликтов и сложные процессы оплачиваются отдельно, это мы называем заранее. Если в итоге нужна полноценная система, посмотрите материал про CRM для малого бизнеса.
Как найти свою рутину: четыре вопроса
- Что повторяется каждый день? Выпишите действия, которые вы или сотрудники делаете по одному и тому же правилу.
- Сколько это занимает? Засеките время и умножьте на частоту и число людей.
- Какие данные нужны на входе? Откуда они берутся: сайт, таблица, переписка, программа. От этого зависит, нужна ли интеграция.
- Что должно получиться на выходе? Сообщение, файл, запись в системе, отчёт. Чёткий результат упрощает постановку задачи.
Если хотите увидеть, как это работает целиком, пример связки сайта и бота разобран в статье «Сайт или Telegram-бот». Заявки из нескольких источников удобно собирать в одном месте, об этом мы писали в материале про единый центр заявок.
Что подготовить к заказу автоматизации
- Описание действия по шагам. Что делает человек сегодня, кнопка за кнопкой.
- Примеры данных. Файл, таблица или скриншот, откуда и куда переносится информация.
- Частота и объём. Раз в день, раз в неделю, по событию; сколько записей за раз.
- Доступы. Какие сервисы участвуют и кто может выдать доступ к API.
Как мы работаем
Разбираем процесс, фиксируем объём и смету, показываем промежуточный результат и запускаем. Состав работ собран на странице автоматизации, цену своей задачи можно прикинуть в калькуляторе.
Частые вопросы
Сколько стоит автоматизация в малом бизнесе?
От 3 000 ₽ за уведомление в Telegram. Выгрузка стоит 5 000 ₽, отчёт и обработка файлов от 5 000 ₽, интеграция двух сервисов от 10 000 ₽, синхронизация и бизнес-процесс от 20 000 ₽.
Нужно ли переходить на новую программу?
Нет. Автоматизация чаще всего работает поверх того, что у вас уже есть: сайт, таблицы, CRM, мессенджер. Скрипт связывает их между собой.
Что если процесс меняется?
Правила в скрипте можно менять. Изменения правил мы оцениваем как отдельную доработку и согласуем до начала.
Сколько это занимает по времени?
Простые уведомления и выгрузки делаются быстро, сложные процессы дольше. Срок зависит от объёма и фиксируется в смете.
Коротко
- Автоматизировать стоит то, что повторяется одинаково и часто.
- Условный расчёт: 10 раз в день по 5 минут за 20 дней дают около 17 часов в месяц.
- Цены: уведомление 3 000 ₽, выгрузка 5 000 ₽, отчёт от 5 000 ₽, интеграция от 10 000 ₽, процесс от 20 000 ₽.
- Найдите свою рутину по четырём вопросам: что повторяется, сколько занимает, какие данные, что на выходе.
Следующий шаг: прикиньте свою задачу в калькуляторе или посмотрите все услуги на rktsocial.com.