Сайт, бот и CRM в одной связке: как заявки перестают теряться
Как связать сайт, Telegram-бота и CRM, чтобы каждая заявка попадала в одну систему и до менеджера: схема, типичные потери, цены интеграций и границы работ.
В пятницу в девять вечера клиент заполнил форму на сайте. Письмо ушло на общий ящик, который по выходным никто не открывает. В субботу другой клиент написал в Telegram-бота, бот принял заявку и сохранил её у себя. В понедельник менеджер открыл CRM: там пусто. Обе заявки нашлись в среду, когда клиенты уже купили у конкурентов.
Каждый канал по отдельности работал: сайт принимал формы, бот отвечал. Не хватало связки, которая собирает обращения в одно место и сразу сообщает о них человеку. Разберём, как она устроена, где теряются заявки и сколько стоит её настроить.
Как устроена связка
Шаг 1
Сайт и бот принимают обращение
Форма на сайте и анкета в боте проверяют ввод: телефон в правильном формате, обязательные поля заполнены.
Шаг 2
Заявка уходит в CRM
Обращение создаёт карточку с источником: сайт, бот, конкретная страница или кнопка.
Шаг 3
Менеджер получает уведомление
В рабочий чат Telegram приходит короткая карточка: имя, телефон, что нужно, ссылка на CRM.
Шаг 4
Статус меняется в одном месте
Менеджер работает в CRM, руководитель видит, сколько заявок пришло и сколько обработано.
Один источник правды: заявка существует, если она есть в CRM. Всё остальное каналы приёма.
Где теряются заявки без связки
| Место | Что происходит | Как закрывает связка |
|---|---|---|
| Общий почтовый ящик | Письма с формы читают раз в день или реже | Заявка сразу в CRM и уведомление в чат |
| Бот без передачи данных | Заявки копятся внутри бота | Бот передаёт обращение в CRM |
| Личные мессенджеры менеджеров | Клиент уходит вместе с сотрудником | История общения в карточке клиента |
| Ручной перенос | Менеджер забывает или ошибается в номере | Данные переносятся автоматически |
| Дубли | Один клиент пишет в два канала, ему звонят двое | Проверка по телефону при создании карточки |
Про дубли подробно написано в статье «Как бороться с дублями обращений», а организация общего входа для всех каналов разобрана в материале «Как организовать единый центр заявок».
Что важно решить до интеграции
- Какая CRM главная. Связка строится вокруг одной системы. Две CRM с синхронизацией в обе стороны это отдельный сложный проект.
- Какие поля передаются. Имя, телефон, услуга, источник, комментарий. Чем меньше полей, тем надёжнее связка.
- Кто получает уведомление. Один чат для всех или разные по направлениям.
- Что делать, если CRM недоступна. Заявка не должна пропадать: она сохраняется и отправляется повторно, а менеджер получает уведомление в любом случае.
- Как понимать источник. Метка страницы или кнопки нужна, чтобы потом считать, какой канал приносит клиентов.
Пример сметы
Условная компания: сайт уже есть, нужен бот для приёма заявок и связь обоих каналов с CRM. Бот для приёма заявок стоит 7 500 ₽. Интеграция сайта с CRM 15 000 ₽, Telegram-уведомления на сайте 5 000 ₽. Итого 27 500 ₽ за сайт и бота без учёта передачи заявок из бота в CRM: она оценивается после того, как понятна CRM и набор полей.
Если CRM ещё нет, связку можно построить вокруг системы учёта заказов и клиентов за 30 000 ₽ или CRM для малого бизнеса от 50 000 ₽. Как выбрать между ними, разобрано в статье «Учёт заказов для малого бизнеса».
Цены и границы
| Позиция | Цена | Что входит |
|---|---|---|
| Интеграция сайта с API или CRM | от 15 000 ₽ | Одна CRM, одна воронка, ограниченный набор полей, передача заявок |
| Интеграция с API или CRM для программы | 20 000 ₽ | Данные сами попадают в вашу систему |
| Telegram-уведомления на сайте | 5 000 ₽ | Сообщения о новых заявках в Telegram |
| Выгрузка в Google Таблицы | 8 000 ₽ | Если вместо CRM пока таблица |
| Бот для приёма заявок | 7 500 ₽ | Анкета, проверка ввода, уведомление менеджера |
Двусторонняя синхронизация, обработка конфликтов и сложные процессы с несколькими системами оцениваются отдельно. Эти границы мы фиксируем до начала работ, чтобы смета не росла по ходу.
Как мы делаем
Проверяем, откуда приходят заявки сейчас и куда они попадают. Предлагаем схему с одной главной системой, согласуем поля и уведомления, настраиваем передачу и проверяем на тестовых заявках из каждого канала, включая случай, когда CRM недоступна. Подробности на странице CRM и внутренних программ, смета в калькуляторе.
Частые вопросы
Можно ли подключить нашу текущую CRM?
Если у CRM есть API, да. Мы проверяем документацию до оценки и говорим, какие данные можно передать.
Что будет, если CRM временно не работает?
Заявка сохраняется и отправляется повторно, уведомление менеджеру приходит сразу. Это закладывается в схему с самого начала.
Нужна ли CRM, если заявок мало?
Для небольшого потока хватит уведомлений в Telegram и выгрузки в таблицу. CRM нужна, когда с заявками работают несколько человек.
Сколько времени занимает интеграция?
Зависит от CRM и числа каналов. Срок называем после проверки API и согласования полей.
Коротко
- Сайт и бот принимают заявки, CRM их хранит, Telegram сообщает менеджеру.
- Заявки теряются в общих ящиках, внутри ботов и при ручном переносе.
- Интеграция сайта с CRM от 15 000 ₽, уведомления 5 000 ₽, бот для заявок 7 500 ₽.
- Одна главная система и минимум полей делают связку надёжной.
Следующий шаг: соберите связку в калькуляторе или посмотрите все услуги на rktsocial.com.