Свой почтовый сервер или почтовый сервис: что выбрать компании
Сравнение собственного почтового сервера и облачного почтового сервиса для бизнеса: контроль, стоимость, надёжность доставки, обслуживание, когда что выбирать.
Компания пять лет пользуется облачной почтой на своём домене. Потом сервис меняет тарифы: бесплатный план закрывают, цена за ящик растёт, часть функций переезжает в дорогой пакет. Или сервис становится недоступен из-за ограничений. Почта бизнеса оказывается заложником чужих решений, а переезд приходится делать в спешке.
Альтернатива: свой почтовый сервер на вашем домене. Мы сами работаем на таком: почта домена компании и шлюз для нескольких доменов. Ниже честное сравнение двух подходов. У каждого есть сильные стороны, и выбор зависит от того, что для вас важнее.
Сравнение
| Что важно | Облачный почтовый сервис | Свой почтовый сервер |
|---|---|---|
| Где хранятся письма | У поставщика сервиса | На вашем сервере |
| Стоимость | Оплата за каждый ящик каждый месяц | Настройка один раз и обслуживание сервера |
| Правила и тарифы | Меняет поставщик | Меняете вы |
| Объём ящиков | По тарифу | Сколько позволяет диск |
| Доставляемость писем | Хорошая из коробки | Хорошая при правильной настройке домена и репутации адреса |
| Обслуживание | Делает поставщик | Нужен администратор или сопровождение |
| Интеграции | Возможности сервиса | Любые: пересылки в Telegram, маршрутизация, несколько доменов |
Облачная почта удобна, пока устраивают её условия. Свой сервер даёт контроль, но требует ухода.
Когда подходит облачный сервис
- Ящиков немного, и цена за ящик не пугает.
- Нет человека или подрядчика, который будет следить за сервером.
- Нужен стандартный набор: почта, календарь, общие документы от одного поставщика.
- Нет требований хранить переписку на своём оборудовании.
Когда нужен свой сервер
- Переписка должна храниться у вас. Договоры, персональные данные клиентов, требования заказчиков.
- Много ящиков или большой архив. Оплата за каждый ящик каждый месяц со временем превышает стоимость своего сервера.
- Нестандартная маршрутизация. Несколько доменов, общие ящики, пересылка писем по условиям в рабочий чат.
- Независимость. Почта не должна зависеть от решений и доступности стороннего сервиса.
Что нужно, чтобы свой сервер работал хорошо
Шаг 1
Записи домена
MX, SPF, DKIM-подпись и DMARC. Без них письма своего сервера уходят в спам.
Шаг 2
Обратная запись адреса
IP-адрес сервера должен указывать на имя почтового сервера. Её настраивает владелец адреса, то есть хостинг или провайдер.
Шаг 3
Антиспам и антивирус
Входящие письма проверяются до того, как попадут в ящик.
Шаг 4
Резервные копии
Почта копируется на отдельный ресурс по расписанию, восстановление проверяется.
Шаг 5
Мониторинг
Очередь писем, свободное место, срок сертификата, попадание адреса в списки спамеров.
Шаг 6
Обновления
Почтовый сервер смотрит в интернет, поэтому обновления безопасности ставятся регулярно.
Сколько стоит свой сервер
| Позиция | Цена | Что входит |
|---|---|---|
| Корпоративная почта, до 20 ящиков | 20 000 ₽ | Ящики по 1 ГБ на вашем домене |
| Фирменное оформление | +5 000 ₽ | Логотипы, подписи, шаблоны писем |
| Сопровождение почтового сервера | от 1 500 ₽ в месяц | Обслуживание и поддержка после запуска |
| Защита домена: DKIM, SPF, DMARC | по запросу | Письма не уходят в спам |
| Уведомления о важных письмах в Telegram | по запросу | Нужные письма сразу в рабочий чат |
| Несколько доменов и маршрутизация | по запросу | Разные адреса в единый ящик |
Если решили менять почту, план переноса без потери писем описан в статье «Перенос корпоративной почты без потери писем». Зачем вообще нужна почта на своём домене, в материале «Корпоративная почта на своём домене».
Как мы делаем
Разворачиваем почтовый сервер на вашем домене с антиспамом, подписью DKIM и политиками SPF и DMARC, настраиваем копии и мониторинг, переносим старую почту. Дальше сопровождаем: обновления, контроль очереди и репутации. Подробнее на странице корпоративной почты, смета в калькуляторе.
Частые вопросы
Свой сервер надёжнее облачного сервиса?
Надёжность зависит от обслуживания. Без копий и мониторинга свой сервер рискованнее, с ними сопоставим.
Будут ли письма доходить так же?
Да, если настроены записи домена, обратная запись адреса и сервер не рассылает спам.
Где размещается сервер?
На арендованном сервере или вашем оборудовании, у которого есть постоянный внешний адрес.
Можно ли совмещать?
Можно: часть адресов в сервисе, часть на своём сервере, с маршрутизацией по домену. Но это сложнее в обслуживании.
Коротко
- Облачный сервис удобен без администратора, но тарифы и правила меняет поставщик.
- Свой сервер даёт контроль над письмами, объёмом и маршрутизацией, но требует обслуживания.
- Для своего сервера обязательны записи домена, антиспам, копии, мониторинг и обновления.
- Почта до 20 ящиков 20 000 ₽, сопровождение от 1 500 ₽ в месяц.
Следующий шаг: соберите почту в калькуляторе или посмотрите все услуги на rktsocial.com.