Документы по шаблону: счета, акты и договоры автоматически
Как автоматизировать счета, акты и договоры: шаблон, данные из таблицы или CRM, нумерация, отправка клиенту, хранение. Где ошибки при ручном заполнении и сколько стоит.
В агентстве недвижимости менеджер заполнял договор вручную: копировал реквизиты, паспортные данные, суммы, даты. Двадцать минут на документ и регулярные ошибки в номерах. Шаблон с подстановкой данных из карточки клиента собирает договор за секунды, а менеджер только проверяет.
Счета, акты, договоры и коммерческие предложения в малом бизнесе часто делают копированием. Автоматизация собирает их по шаблону из данных, которые уже есть. Ниже как это устроено.
Как работает
Шаг 1
Шаблон
Документ с полями для подстановки: клиент, сумма, дата, позиции.
Шаг 2
Источник данных
Карточка клиента в CRM, строка таблицы или форма.
Шаг 3
Сборка
Документ формируется в Word или PDF.
Шаг 4
Нумерация
Номер и дата ставятся автоматически.
Шаг 5
Отправка
Документ уходит клиенту на почту или в мессенджер.
Шаг 6
Хранение
Копия в папке клиента или в системе.
Что автоматизируют
| Документ | Откуда данные |
|---|---|
| Счёт | Заказ и реквизиты клиента |
| Акт | Выполненные работы за период |
| Договор | Карточка клиента и условия |
| Коммерческое предложение | Расчёт или калькулятор |
| Доверенность и заявление | Анкета клиента |
Где ошибаются при ручном заполнении
- реквизиты из прошлого договора другого клиента;
- сумма прописью не совпадает с цифрами;
- дата и номер повторяются;
- старая версия шаблона.
Сколько стоит
| Решение | Цена |
|---|---|
| Простое уведомление в Telegram | 3 000 ₽ |
| Автоматическая выгрузка данных | 5 000 ₽ |
| Обработка Excel или CSV | от 5 000 ₽ |
| Автоматический отчёт | от 5 000 ₽ |
| Интеграция двух сервисов через API | от 10 000 ₽ |
| Синхронизация баз данных | от 20 000 ₽ |
| Автоматизация бизнес-процесса | от 20 000 ₽ |
Как мы делаем
Разбираем процесс по шагам, находим ручную работу, которая повторяется, и делаем автоматизацию с уведомлением о сбоях. Показываем результат на ваших данных, передаём инструкцию. Подробности на странице автоматизации, расчёт в калькуляторе.
Частые вопросы
В каком формате получаются документы?
Word, PDF или оба. Подпись можно ставить электронной подписью или вручную после печати.
Можно ли брать данные из 1С?
Да, через выгрузку или интеграцию. Решение зависит от того, как устроен ваш учёт.
Что если шаблон поменяется?
Новая версия шаблона загружается, старые документы остаются как были.
Сколько документов в день окупает автоматизацию?
Если документы делаются ежедневно, автоматизация обычно окупается за месяц-два.
Коротко
- Документы собираются по шаблону из данных, которые уже есть.
- Номер, дата, сумма прописью и реквизиты ставятся автоматически.
- Юридический текст утверждён и не меняется.
- Менеджер только проверяет и отправляет.
Как связать системы между собой, в статье интеграция сервисов через API.