База знаний и свой GitLab для небольшой команды: что и когда ставить
Когда небольшой команде нужна база знаний XWiki, а когда собственный GitLab. Что даёт каждое решение, как наполнять wiki, как организовать код и сколько стоит от 15 000 ₽.
В компанию вышел новый сотрудник. За первую неделю он задал сорок вопросов: как оформлять заказ, где лежат шаблоны, к кому идти с оплатой, как зайти в систему. Каждому ответу нашлось, кому его дать, но это были те же люди, что и месяц назад отвечали предыдущему новичку. Знания в компании живут в головах, чатах и личных заметках.
Когда команда растёт, такой способ перестаёт работать. Ниже разберём два инструмента, которые собирают знания и работу над кодом в одном месте: базу знаний и собственный GitLab. Покажем, когда нужен каждый и сколько стоит настройка.
База знаний: что это и зачем
База знаний это внутренний сайт с документацией, регламентами и инструкциями. У каждой страницы есть автор, история правок и место в структуре. Сотрудник ищет ответ в базе и отвлекает коллег только по сложным вопросам.
| Что хранить | Пример | Кому полезно |
|---|---|---|
| Регламенты | Как оформляется заказ, как согласуются расходы | Всем сотрудникам |
| Инструкции | Как зайти в программу, как оформить возврат | Новичкам и смежным отделам |
| Ответы на частые вопросы | Где шаблоны договоров, к кому обращаться | Всей команде, особенно поддержке |
| Описание процессов | Как проходит заявка от обращения до оплаты | Руководителям и аудиту |
| Внешняя документация | Инструкции для клиентов и партнёров | Клиентам |
Мы ставим XWiki: документация, регламенты и инструкции с внутренним и внешним доступом. Настройка от 15 000 ₽.
Хорошая база знаний убирает повторные вопросы: на каждый ответ нужно потратить время один раз.
GitLab: когда нужен свой
GitLab хранит код и историю его изменений, помогает командам работать над одним проектом и автоматизирует выкладку. Если у вас есть разработчики или вы заказываете сайты и программы и хотите, чтобы код хранился у вас, собственный GitLab даёт порядок и контроль.
- Код в одном месте. История изменений, кто и что менял, откат к прошлой версии.
- Совместная работа. Несколько разработчиков работают над проектом без путаницы в файлах.
- Конвейеры. Проверки и выкладка запускаются автоматически, когда код обновляется.
- Контроль. Код хранится на вашем сервере, без зависимости от чужих сервисов.
Мы настраиваем собственный GitLab, Runner и автоматическую выкладку проектов. Стоимость от 15 000 ₽.
Что выбрать
| Ситуация | Что поставить |
|---|---|
| Новички задают одни и те же вопросы | База знаний |
| Инструкции лежат в чатах и личных заметках | База знаний |
| Нужны регламенты с историей правок | База знаний |
| Код лежит у подрядчика или на личных компьютерах | GitLab |
| Нужны автоматические проверки и выкладка | GitLab |
| Есть и команда, и код | Оба решения |
Как наполнять базу знаний
- Начните с вопросов новичков. Каждый вопрос из первой недели это тема страницы.
- Пишите коротко. Одна страница отвечает на один вопрос.
- Назначьте владельцев. У каждого раздела есть человек, который следит за актуальностью.
- Договоритесь о правиле. Сначала смотрим в базу, потом спрашиваем коллегу. Если ответа нет, добавляем.
- Раз в квартал проверяйте. Устаревшие страницы вводят в заблуждение хуже, чем отсутствие страниц.
Что не забыть
Оба сервиса хранят критичные данные, поэтому им нужны резервные копии и контроль доступа. Копии мы рассматриваем в материале про резервное копирование, доступы к самим сервисам удобно хранить в менеджере паролей, а файлы для совместной работы в корпоративном облаке.
Описание услуги и цены на странице рабочих инструментов, цену своего набора можно прикинуть в калькуляторе.
Частые вопросы
Сколько стоит база знаний?
Настройка XWiki у нас от 15 000 ₽. Итог зависит от требований к доступу и структуре.
Сколько стоит собственный GitLab?
От 15 000 ₽ за настройку GitLab, Runner и автоматической выкладки.
Нужен ли GitLab, если мы заказываем сайты у подрядчика?
Не обязательно, но полезно: код вашего проекта хранится у вас, и смена подрядчика проходит без потери истории.
Чем база знаний лучше документов в облаке?
В базе есть структура, поиск, ссылки между страницами и история правок. Документы в папках плохо ищутся и быстро устаревают.
Коротко
- База знаний собирает регламенты и инструкции в одном месте и снимает повторные вопросы.
- GitLab нужен, когда есть код и хочется порядка, истории изменений и автоматической выкладки.
- Каждое решение у нас от 15 000 ₽.
- Оба сервиса требуют копий и контроля доступа.
Следующий шаг: расскажите о команде на rktsocial.com или соберите состав в калькуляторе.